Personvernerklæring
Sist oppdatert: 10. august 2026
1. Behandlingsansvarlig
Ansvaret er delt, og hvem du henvender deg til avhenger av hvilke opplysninger det gjelder.
UnitBoard AS (org.nr 937 942 397, Biskop Gunnerus' gate 14A, 0185 Oslo) er behandlingsansvarlig for opplysningene som hører til selve plattformen: brukerkontoer, innlogging og engangskoder, sesjoner, varslingspreferanser, sikkerhetsloggen, tilbakemeldinger om plattformen og fakturering av våre egne tjenester. Kontakt oss på post@unitboard.no ved spørsmål om personvern.
Det enkelte boligselskapet er behandlingsansvarlig for opplysningene i sine egne registre: eiere og beboere, boliginformasjon, saker og oppfølging av dem, styredokumenter og parkering, inkludert gjesteparkering. Her behandler UnitBoard opplysningene på vegne av boligselskapet som databehandler, etter boligselskapets instruks. Vi er i ferd med å inngå formelle databehandleravtaler etter GDPR artikkel 28 med hvert enkelt boligselskap. Innsyn, retting og sletting i disse opplysningene ber du styret om. Kontakter du oss i stedet, videreformidler vi henvendelsen.
2. Hvilke personopplysninger behandler vi?
| Kategori | Opplysninger | Hvem gjelder det |
|---|---|---|
| Kontaktinformasjon | Navn, e-post, telefonnummer | Alle brukere |
| Boliginformasjon | Adresse, boenhet, eierandel, innflytting, husleie | Eiere og leietakere |
| Sakshåndtering | Saker, kommentarer, bilder, tilbud | Alle brukere |
| Varslingspreferanser | Valg for e-post, push og SMS per hendelsestype | Alle brukere |
| Parkering | Parkeringsplass, bilregistreringsnummer | Eiere og leietakere |
| Gjesteparkering | Bilregistreringsnummer, valgt varighet og eventuell plass, og ved betaling betalingsreferanse og beløp fra Vipps | Gjester, uten at de er brukere av UnitBoard |
| Teknisk informasjon | Sesjonsinformasjon, push-abonnement | Alle brukere |
| Sikkerhetslogg | Handlinger utført i systemet, bruker-ID, IP-adresse og tidspunkt | Alle brukere |
| Fakturaer og økonomi | Fakturareferanse, beløp og forfallsdato/faktureringsperiode knyttet til oppdrag og plattformabonnement | Leverandører og boligselskap |
| Innloggingskoder | E-postadresse eller telefonnummer, og for e-post en hashet engangskode med kort levetid | Alle brukere |
| Styrearbeid | Signering av møtereferater, og stemmer/fullmakter i generalforsamlingsmodulen der den er i bruk | Eiere og styremedlemmer |
| Kontaktpersoner | Navn, telefon og e-post for nødkontakter og forsikringskontakter | Eiere og styremedlemmer |
| Tilbakemeldinger | Innsendte tilbakemeldinger om plattformen | Alle brukere |
3. Rettslig grunnlag
Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag:
| Grunnlag | Artikkel | Brukes til |
|---|---|---|
| Rettslig forpliktelse | Art. 6(1)(c) | Borettslagsloven og eierseksjonsloven pålegger styret å føre register over eiere og beboere. Regnskapsloven krever oppbevaring av økonomisk dokumentasjon. |
| Avtale | Art. 6(1)(b) | Behandling som er nødvendig for å oppfylle avtalen mellom boligselskapet og dets medlemmer, mellom boligselskapet og leverandører, og mellom boligselskapet og en gjest som registrerer eller kjøper gjesteparkering. |
| Berettiget interesse | Art. 6(1)(f) | Administrasjon av vedlikehold, kommunikasjon mellom styre og beboere, kontroll av at gjesteparkeringen brukes etter reglene, og drift av plattformen. Vår interesse er veid mot den registrertes rettigheter og friheter. |
Vi bruker ikke samtykke som rettslig grunnlag for kjernebehandlingen. For valgfrie varslingskanaler (SMS, push, e-post) velger du selv hva du ønsker å motta under varslingsinnstillingene.
4. Databehandlere
Vi bruker følgende tredjepartsleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne:
| Leverandør | Formål | Lokasjon |
|---|---|---|
| Hetzner | Hosting, database og fillagring | EU (Finland) |
| Microsoft Azure (Communication Services) | E-postutsending | EU (Nord-Europa) |
| Twilio | SMS-verifisering og SMS-varsler | USA (med EU Standard Contractual Clauses) |
| Sentry | Feilsporing og feillogger | EU (Tyskland) |
| Nettleserens push-tjeneste (Google, Apple eller Mozilla, avhengig av nettleseren du bruker) | Levering av push-varsler | USA/EU, avhengig av leverandør |
Den samme listen er publisert med egen versjon på underleverandørsiden, som databehandleravtalen med boligselskapene viser til.
Vipps MobilePay er ikke databehandler for oss. Betaler du for gjesteparkering, er Vipps MobilePay selvstendig behandlingsansvarlig for selve betalingen og behandler opplysningene etter sin egen personvernerklæring. Vi mottar kun en betalingsreferanse og et beløp tilbake.
Alle databehandlere er underlagt databehandleravtaler i henhold til GDPR artikkel 28. Feilrapporter til Sentry inneholder bruker-ID og brukerrolle for feilsøking, men ikke navn, e-post eller telefonnummer. Innholdet i push-varsler er kryptert ende-til-ende, slik at push-tjenesten som leverer varselet ikke kan lese teksten i det.
5. Oppbevaring og sletting
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til det. Når et brukerforhold opphører, slettes eller anonymiseres opplysningene med mindre annen lovgivning krever lengre oppbevaring (f.eks. regnskapsloven, 5 år). Engangskoder til innlogging utløper kort tid etter utsending og kan bare brukes én gang. Sikkerhetsloggen oppbevares for å kunne etterprøve hendelser og ivareta sikkerheten i tjenesten.
Gjesteparkering: bilregistreringsnummeret slettes senest 90 dager etter at parkeringen er utløpt. Selve registreringen består uten registreringsnummer, slik at boligselskapet beholder statistikk over bruken. Ber du om kvittering på e-post, brukes adressen kun til den ene utsendelsen og lagres ikke. Betalinger som aldri ble fullført, slettes i sin helhet.
6. Dine rettigheter
Som registrert har du rett til:
- Innsyn — be om kopi av opplysningene vi har om deg (Art. 15)
- Retting — korrigere uriktige opplysninger (Art. 16)
- Sletting — be om at opplysningene dine slettes (Art. 17)
- Dataportabilitet — motta dine data i et maskinlesbart format (Art. 20)
- Innsigelse — protestere mot behandling basert på berettiget interesse (Art. 21)
Gjelder det plattformopplysningene i punkt 1, kontakter du oss på post@unitboard.no. Gjelder det boligselskapets egne registre, inkludert gjesteparkering, retter du henvendelsen til styret i boligselskapet, som er behandlingsansvarlig for dem. Er du usikker, skriv til oss, så videreformidler vi.
7. Klage
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at behandlingen av personopplysningene dine ikke er i samsvar med personvernregelverket.
8. Sikkerhet
Vi beskytter personopplysninger gjennom tilgangskontroll på databasenivå (Row Level Security), kryptert kommunikasjon (HTTPS), og autentisering via engangskode sendt på SMS eller e-post. Tilgang til data er begrenset til den rollen brukeren er tildelt.
9. Informasjonskapsler (cookies)
UnitBoard bruker to informasjonskapsler, begge strengt nødvendige. auth-session identifiserer den innloggede økten din. Den er nødvendig for å
holde deg innlogget og for at systemet skal kunne håndheve tilgangskontroll, varer i inntil
30 dager, sendes kun over HTTPS og deles ikke med tredjeparter. guest_parking_receipt settes bare hvis du registrerer gjesteparkering via en
QR-plakat, og peker tilbake til kvitteringen din så du finner den igjen ved å skanne koden
på nytt. Den inneholder kun kvitteringsreferansen, utløper når parkeringen utløper, og gir
ingen tilgang i seg selv. Fordi begge er strengt nødvendige for tjenesten du selv har bedt
om, krever de ikke samtykke etter ekomloven § 3-15.
Vi bruker ikke analyse- eller sporingscookies. Feilsporingstjenesten Sentry (se punkt 4) setter ikke egne informasjonskapsler i nettleseren din.
10. Kontaktskjema på unitboard.no
Når du sender inn kontaktskjemaet på forsiden, behandler vi navn, e-post, rolle og eventuell melding for å besvare henvendelsen din. Opplysningene sendes som e-post til kontakt@unitboard.no og lagres ikke separat i UnitBoards database.
- Formål: Besvare henvendelsen og eventuelt følge opp om demo eller samarbeid.
- Rettslig grunnlag: Berettiget interesse (Art. 6(1)(f)) — å besvare henvendelser fra interesserte. Du kan når som helst be om at vi sletter henvendelsen.
- Lagringstid: Henvendelser slettes fra innboksen senest 12 måneder etter siste kontakt, med mindre dialogen har resultert i et kundeforhold.
- Mottakere: Kun ansatte i UnitBoard AS med behov for å besvare henvendelsen. E-post leveres via Microsoft Azure Communication Services (se punkt 4).
11. Endringer
Denne erklæringen kan oppdateres. Ved vesentlige endringer vil vi varsle berørte brukere gjennom plattformen.